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Prüfung von Nachhaltigkeitsberichten

Ein Beitrag von Maik Lasarzik und Natalie Pohl, beide Ernst & Young AG. Um der Forderung nach angemessener Berichterstattung über die gesellschafts- und umweltbezogenen Leistungen gerecht zu werden, veröffentlichen immer mehr Unternehmen Nachhaltigkeitsberichte. Die Beurteilung der Berichterstattung durch unabhängige Dritte bietet den Unternehmen dabei im Wesentlichen die folgenden Vorteile:

► eine erhöhte Transparenz und Glaubwürdigkeit,
► die Optimierung der Berichterstattung sowie
► die Identifikation und Nutzung von Verbesserungspotentialen für interne Prozesse.

1. Transparenz und Glaubwürdigkeit
Nachhaltiges unternehmerisches Handeln wird für immer mehr Unternehmen zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor. Bereits zum heutigen Zeitpunkt veröffentlichen viele Unternehmen einen Nachhaltigkeitsbericht und machen damit ihre nachhaltige Ausrichtung gegenüber internen und externen Stakeholdern transparent sowie als ein strategisches Instrument der Unternehmensführung nachvollziehbar und überprüfbar. Auch wenn es heute noch keine einheitlichen Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung gibt, so sind doch die von der Global Reporting Initiative (GRI) entwickelten Berichtsbestandteile zur mittlerweile allgemein anerkannten Richtschnur geworden. Durch diese Standardisierung verliert der Nachhaltigkeitsbericht an Beliebigkeit und wird stattdessen nicht nur innerhalb einer Branche, sondern insgesamt überprüfbar und vergleichbar. Bei der Überprüfung von Nachhaltigkeitsberichten spielen entsprechende Prüfungsstandards, welche die Methoden, Vorgehensweisen und Prinzipien für die Durchführung von Prüfungsaufträgen und die Erstellung von Bescheinigungen beschreiben, eine wichtige Rolle. Auf internationaler Ebene haben sich dabei die zwei Prüfungsstandards ISAE 3000 (International Standard on Assurance Engagements) der Internationalen Federation of Accountants und der AA1000 AS (AA 1000 Assurance Standard) von AccountAbility durchgesetzt. In Deutschland findet darüber hinaus der Prüfungsstandard IDW PS 821 des Instituts der Wirtschaftsprüfung in Deutschland e.V. (IDW) Anwendung Über die Orientierung an den Standards der GRI hinaus gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Berichte von einem unabhängigen Dritten, z. B. einem Wirtschaftsprüfer, überprüfen zu lassen. Ausgangspunkt für eine externe Überprüfung ist neben der Transparenz und Qualitätssicherung insbesondere die Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Informationen und Aussagen in der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Durch die Überprüfung soll bescheinigt werden, dass die im Bericht dargestellten Informationen und Aussagen in quantitativer bzw. qualitativer Hinsicht vollständig, angemessen und richtig sind sowie im Rahmen der Berichterstattung die Grundsätze der Relevanz, Vollständigkeit, Verlässlichkeit sowie Klarheit und Verständlichkeit beachtet worden sind. Darüber hinaus ergeben sich im Rahmen der Überprüfung in der Regel Ansatzpunkte für eine weitere Optimierung der Berichterstattung, der damit verbundenen internen Prozesse und des Nachhaltigkeitsmanagements. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und verschafft neben Transparenz weitere strategische Handlungsperspektiven. Neben der Berücksichtigung der GRI-Kriterien ist davon auszugehen, dass die erstmals im März 2008 durch die Deutsche Vereinigung für Finanzanalyse & Asset Management (DVFA) veröffentlichten ESG-Leistungsindikatoren (Environmental, Social Governance) im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung eine zunehmende Rolle spielen werden. Was jedoch beinhaltet eine Prüfung und wie verläuft sie?

2. Prüfungsumfang – Prüfungstiefe – Prüfungsziele
Die Nachhaltigkeitsberichterstattung in Deutschland, außerhalb der beispielsweise durch die Lageberichterstattung festgelegten Inhalte, basiert derzeit auf dem Prinzip der Freiwilligkeit. Entsprechend gilt auch für die externe Überprüfung: Das Unternehmen kann grundsätzlich eigenständig festlegen, ob eine externe Überprüfung durchgeführt werden soll und darüber hinaus den Auftragsgegenstand bzw. Inhalt der Überprüfung selbst bestimmen. Zwei wesentliche Parameter bei der Durchführung einer Überprüfung betreffen den Prüfungsumfang (Prüfungsgegenstand)sowie die Prüfungstiefe (Auftragsart). Insbesondere im Falle der erstmaligen externen Überprüfung des Nachhaltigkeitsberichts wird der Prüfungsumfang (Prüfungsgegenstand)beispielsweise auf die Überprüfung der quantitativen Angaben beschränkt. Im Falle von internationalen Konzernen erfolgt dabei auch oftmals eine Beschränkung auf die inländischen Angaben und Aussagen. Eine vollständige Überprüfung eines Nachhaltigkeitsberichtes umfasst dabei insbesondere auch die qualitativen Aussagen im Bericht; dieser Teilbereich gehört auf beiden Seiten – sowohl für den Berichtersteller als auch für den Prüfer – zu den komplexesten Aufgaben im Bereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Bezüglich der Prüfungstiefe wird in der Regel zwischen einer Prüfung und einer prüferischen Durchsicht unterschieden. Dabei ist die Prüfung von Berichten darauf ausgerichtet, Prüfungsaussagen hinsichtlich der Vollständigkeit und Richtigkeit der im Bericht dargestellten Daten und Aussagen mit hinreichender Sicherheit („reasonable assurance“) zu treffen. Eine Prüfung umfasst dabei die Validierung des Berichtsystems (Aufbau- und Funktionsprüfung),eine Beurteilung des internen Kontrollsystems, der Prozesse, analytische Prüfungshandlungen sowie Einzelfallprüfungen von Daten und Aussagen. Die Zielsetzung der Prüfung mit hinreichender Sicherheit ist das Treffen einer Aussage, inwieweit die Nachhaltigkeitsberichterstattung frei von wesentlichen Fehlern ist (Positivaussage). Dem gegenüber ist die Zielsetzung der prüferischen Durchsicht („limited assurance“) das Treffen einer Negativaussage und damit der Ausschluss von wesentlichen Fehlern. Die prüferische Durchsicht ist dabei eine kritische Würdigung des Berichts auf der Grundlage von Befragungen, Plausibilitätsbeurteilungen und ggf. Einzelfallprüfungen und damit deutlich weniger umfangreich als die Prüfung. Eine der zentralen Aufgaben der externen Überprüfung ist die vom Unternehmen angewendeten Berichtskriterien (zumeist GRI-Orientierung) daraufhin zu beurteilen, ob sie angemessen und geeignet sind, d.h., ob sie im Lichte der Unternehmenswirklichkeit den Grundsätzen der Relevanz, Vollständig, Zuverlässigkeit, Neutralität sowie Verständlichkeit entsprechen. Darüber hinaus gilt es zu beurteilen, ob gemessen an diesen Kriterien der Bericht insgesamt richtig, klar, verständlich und vollständig ist.

3. Ablauf einer Prüfung
Aus der Sicht von Ernst & Young hat sich für den Ablauf einer Prüfung eine Vorgehensweise in folgenden Phasen bewährt. Nachfolgend werden einige wesentliche Aspekte aus dem Ablauf einer externen Überprüfung skizziert.

► Kick-Off Meeting
Zunächst werden die Erwartungen des Unternehmens an die Prüfung gemeinsam mit dem Prüfer konkretisiert und ein grober Zeitplan erstellt. Ziel ist es, einen speziell auf das Unternehmen ausgerichteten Prüfungsplan zu entwickeln.

► Phase 1
In der Phase 1 verschafft sich der Prüfer einen Überblick über das Nachhaltigkeitsmanagement des Unternehmens. Unternehmen sollten sich in dieser Phase auf Befragungen und die Einsichtnahme in die internen Richtlinien und Verfahrensbeschreibungen vorbereiten, damit die Prüfer bspw. ein Verständnis über die lokalen und zentralen Datenerhebungsprozesse sowie die durchgeführten Qualitätsmaßnahmen gewinnen können. Ziel ist es, dass der Prüfer in dieser Phase eine vorläufige Risikobeurteilung im Hinblick auf den Berichterstellungs- bzw. Datenerhebungsprozess vornimmt, um die gewonnenen Erkenntnisse bei der Festlegung des Prüfungsprogramms, z. B. des Stichprobenumfangs, zu berücksichtigen. Darüber hinaus werden auch die Aktivitäten und Ergebnisse aus dem Stakeholderprozess in die Überprüfung einbezogen. In der Regel erfolgt bereits in dieser Phase auch eine (vorläufige)Materiality-Analyse, welche insbesondere auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Themenschwerpunkte der Nachhaltigkeitsberichterstattung abzielt. Neben der Verwendung der durch das Unternehmen zur Verfügung gestellten Informationen und Analysen wird der externe Prüfer eine eigenständige Materiality-Analyse durchführen.

► Phase 2
In dieser Phase werden die quantitativen Daten und/oder qualitativen Aussagen anhand von Stichproben geprüft. Dies erfolgt zumeist im Rahmen von Vor-Ort-Besuchen (Site Visits) an ausgewählten Standorten des Unternehmens, die auf der Basis von Wesentlichkeitsbetrachtungen vom Prüfer ausgewählt werden. Im Rahmen eines Site Visits wird sich der Prüfer einen Überblick über die Datengewinnungs- und Aufbereitungsmethode am Standort verschaffen. Weiterhin wird er ausgewählte Kennzahlen und Aussagen anhand von Berechnungen, Belegen und sonstigen Nachweisen nachvollziehen. Wesentlich für den reibungslosen Ablauf in dieser Phase ist eine optimale Vorbereitung des Site Visits. Aus unseren Erfahrungen hat es sich beispielsweise bewährt, die jeweiligen Vor-Ort-Ansprechpartner bereits im Vorfeld im Rahmen einer Telefonkonferenz zu kontaktieren und Themen wie Interviewzeitplan, zur Verfügung zu stellende Unterlagen und Nachweise („evidence“) zu besprechen und abzustimmen sowie bspw. ein erstes Verständnis über die Datenerhebung und –ermittlung vor Ort zu gewinnen. Einen wesentlichen Schwerpunkt im Rahmen der Vor-Ort-Besuche stellt die Unterlegung der in der Berichterstattung genannten Aussagen (quantitativer und/oder qualitativer Daten bzw. Informationen) durch entsprechende Nachweise und begründende Unterlagen dar. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass sich hierbei vielfach praktische Probleme ergeben, da bspw. teilweise aussagekräftige Unterlagen nicht vollständig vorliegen. Diese Nachweise werden aber von dem Prüfer als so genannte „evidence“ zur Unterlegung seines Urteils benötigt. Unterstützend können hier unternehmensübergreifende Richtlinien oder Guidelines sein, welche bspw. im Bereich der quantitativen Daten die Datenerhebung und –ermittlung konkretisieren und praxisnah beschreiben.

► Phase 3
In Anlehnung an den Datenaggregationsprozess des Unternehmens – der lokal erhobene Daten vom Unternehmen zentral zusammenfasst, auswertet und aggregiert –werden in der Phase 3 die Aktivitäten, Vorgehensweise und das Ergebnis durch den Prüfer beurteilt. Hierbei ist es aus Prüfersicht besonders von Bedeutung, dass die Dokumentation der Prozesszusammenführung vollständig vorliegt, eingesehen und nachvollzogen werden kann. Dabei ist sicherzustellen, dass die Anforderungen an Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten- aufbereitung durch die Unternehmen erfüllt werden. Dies wird z. B. durch Datenanalysen und durch das Nachvollziehen der Aggregation von Einzelaussagen in Stichproben überprüft.

► Phase 4
Abschließend erfolgt eine kritische Durchsicht des Nachhaltigkeitsberichts durch die Prüfer. Dabei soll sichergestellt werden, dass die maßgeblichen Indikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und Aussagen im Bericht vollständig und richtig ausgewiesen werden. Zudem wird darauf geachtet, dass keine irreführenden Aussagen im Bericht enthalten sind. Aus unserer Erfahrung ist eine frühzeitige Information und Abstimmung des „Fahrplans“ für die Berichterstellung mit dem externen Prüfer sinnvoll. Typischerweise erfordert insbesondere der Bereich der quantitativen Aussagen und Statements im Nachhaltigkeitsbericht eine hohe unternehmensinterne Abstimmung mit den unterschiedlichsten Unternehmensabteilungen (bspw. Investor Relations oder Kommunikationsabteilung), welche zu kurzfristigen Änderungen führen.

4. Ergebnisse
Zum Abschluss der Nachhaltigkeitsprüfung erhält das Unternehmen entsprechend dem vorher mit dem Unternehmen vereinbarten Auftragsgegenstand (Prüfungsumfang und –tiefe) eine Zusammenfassung der Ergebnisse in Form einer unabhängigen Bescheinigung. Darüber hinaus gibt der externe Prüfer typischerweise auch ein Feedback in Form eines Management Letters an das Unternehmen. Im Rahmen einer Abschlussbesprechung werden vorhandene Stärken in den Nachhaltigkeitsprozessen und –systemen und identifizierte Verbesserungspotenziale diskutiert. Unsere Erfahrungen im Bereich der Nachhaltigkeitsprüfung haben gezeigt, dass durch eine transparente und gut kommunizierte Prüfungsstrategie die Unternehmen während der Prüfung vor keinen unlösbaren Herausforderungen stehen. Durch eine gemeinsam abgestimmte Prüfung können Unternehmen aufgedeckte Verbesserungspotenziale nutzen, aber auch die Chance erhalten zu zeigen, wie intensiv sie sich bereits mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandergesetzt haben. Es ist nachgewiesen, dass eine Bescheinigung des Nachhaltigkeitsberichts durch unabhängige, dritte Prüfer die Glaubwürdigkeit der Kommunikation bei Stakeholdern erhöht. Darüber hinaus entsteht durch eine freiwillige Prüfung eine zusätzliche Möglichkeit, sich von den Wettbewerbern zu differenzieren.

Für Rückfragen zur Prüfung von Nachhaltigkeitsberichten steht Ihnen gerne Maik Lasarzik zur Verfügung. Weiterführende Informationen zu unseren umfangreichen Beratungs- und Prüfungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeit finden Sie unter www.ey.com/DE/de/Services/Assurance/About-Assurance/SAAS-Home

Bitte beachten Sie auch unseren Artikel „Möglichkeiten und Herausforderungen der Prüfung von Nachhaltigkeitsberichten“, der von Nicole Höschen und Annette Vu in der Fachzeitschrift „Die Wirtschaftsprüfung“ (Ausgabe 09/2008) veröffentlicht wurde. Zu bestellen unter: www.idw.de/idw/portal/d427908/index.jsp