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ISO 20121: Drei Phasen des nachhaltigen Event-Managements

Mit der ISO 20121 wird voraussichtlich Mitte Juni 2012 pünktlich zu den Olympischen Spielen in London die erste globale Norm für nachhaltiges Eventmanagement kommen. Alle Beteiligten – von Unternehmen bis hin zu Agenturen und anderen Dienstleistern – werden so die Möglichkeit erhalten, Veranstaltungen systematisch in ein ganzheitliches Nachhaltigkeitsmanagement einzubeziehen. Über die neue Norm berichtet das CSR MAGAZIN in seiner Ausgabe 1 für 2012. Hier lesen Sie mehr über drei Phasen des Event-Managements, bereits existierende Gütezeichen.

Von Gerrit Jessen

Welche Schritte werden für Unternehmen konkret erforderlich sein, um eine Zertifizierung nach ISO 20121 zu erreichen? Klar ist: Die Norm wird drei Phasen des Event-Managements umfassen – Planung, Implementierung sowie Monitoring und Evaluation.

Phase 1: Planung

Die Phase 1 beginnt mit der Erarbeitung einer „Nachhaltigkeitserklärung“. Darin werden eine konkrete Mission, zentrale Nachhaltigkeitsziele bzw. die KPI (Key Performance Indicators) definiert. Die Mission könnte zum Beispiel lauten: „Wir wollen unseren Führungsanspruch und unser Engagement im Bereich Nachhaltigkeit durch ein Eventmanagement unterstreichen, dass alle ökonomischen, ökologischen und sozialen Ebenen berücksichtigt und in optimalen Einklang mit unseren Anspruchsgruppen bringt.“ Für die zu definierenden Ziele gilt: Sie sollten “SMART” sein, das heißt „specific“, „measurable“, „achievable“, „reasonable“ und „time-bound“. Darüber hinaus sollten sie möglichst die Bereiche des Events betreffen, die sich gut beeinflussen lassen bzw. quantifizier- und messbar sind (siehe Beispiele). Neben den selbst definierten Zielen sollten die Anregungen der beteiligten Anspruchsgruppen wie Lieferanten, Kunden, Sponsoren und eigene Mitarbeiter mit in die Formulierung der KPIs einfließen. Wo sehen diese Probleme bei der Nachhaltigkeit? Welche Anforderungen muss ein nachhaltiger Event erfüllen?

Beispiele für Ziele und KPIs:

  • Ziel: Erreichung des Nachhaltigkeitsstandards nach ISO 20121
  • KPI: Zertifizierung nach ISO 20121 durch unabhängiges Institut
  • Ziel: Nutzen lokaler Lieferanten bei der Planung
  • KPI: 70 % der Lieferanten sollen aus der Region kommen
  • Ziel: Vorzugsweise Nutzung erneuerbarer Energien
  • KPI: 40 % der Energie soll aus erneuerbaren Quellen kommen
  • Ziel: Reduzierung der reiseinduzierten CO2-Emissionen
  • KPI: 20% weniger CO2-Emissionen durch intelligentes Flugmanagement und Förderung von Bahnangeboten
  • Ziel: Müllvermeidung durch Vor-Ort-Recycling und direkte Ansprache der Lieferanten und Sponsoren
  • KPI: Kontaktaufnahme mit allen Sponsoren/Lieferanten zur Erklärung der Nachhaltigkeitsziele und Erreichung eines Vor-Ort-Recycling für Glas, Aluminium und Papier; zusätzlich Vermeidung von Einwegflaschen

    Phase 2: Implementierung

    In Phase 2 erfolgt die Umsetzung der Ziele. Dazu müssen die Mitarbeiter auf die Erfordernisse des Managementsystems eingestimmt werden und alle Partner der Wertschöpfungskette müssen einbezogen werden. Konkret könnte dies wie folgt aussehen:

  • Definition der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
  • Schulung der Mitarbeiter zum Beispiel durch Inhouse-Trainings (inklusive Austeilen detaillierter Briefingdokumente)
  • Einrichtung der erforderlichen “Operational Controls”
  • Intensiver Dialog mit den Stakeholdern: Information über Nachhaltigkeitsbestrebungen der Veranstaltung; Versand der Nachhaltigkeitserklärung an die Dienstleister
  • Effizientes Prozess-Management über die gesamte Wertschöpfungskette (z. B. zur Erreichung der KPIs sollten diese als „Erwartungen“ in die Ausschreibung für Dienstleister inkludiert werden)
  • Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation des Events

Letzteres ist besonders wichtig, denn die Dokumente und Kommunikationsprozesse beweisen die tatsächliche Umsetzung des Management-Systems. Nicht zuletzt sollte in dieser Phase mit der Sammlung von Kennzahlen begonnen werden, um nach Ende der Veranstaltung über eine ausreichende Datenbasis zur Überprüfung der KPIs zu verfügen.
Phase 3: Monitoring und Evaluation

Die dritte Phase beinhaltet das Monitoring sowie eine abschließende Evaluation des Events in Verbindung mit dem implementierten Management-System bzw. den definierten Zielen.

Beispiel für die Evaluierung der Ziele

  • Ziel: Erreichung des Nachhaltigkeitsstandards nach ISO 20121
  • KPI: Zertifizierung nach ISO 20121 durch unabhängiges Institut
  • Ergebnis: Phasen 1, 2, und 3 erfüllt
  • Ziel: Nutzen lokaler Lieferanten bei der Planung
  • KPI: 70 % der Lieferanten sollen aus der Region kommen
  • Ergebnis: 20 Lieferanten beauftragt, davon 15 (75 %) aus der Region
  • Ziel: Vorzugsweise Nutzung von Lebensmitteln aus der Region
  • KPI: 50 % der Lebensmittel sollen aus der Region kommen
  • Ergebnis: 150 Produkte eingekauft, davon 135 (90 %) aus der Region

Gleichzeitig dienen die erreichten Resultate als Basis zur Weiterentwicklung und Optimierung des Eventmanagements. Hier gilt: Die erstmalige Zertifizierung nach ISO 20121 wird sicherlich viel „Lerncharakter“ haben. Ist die Erfahrung jedoch einmal gemacht, lassen sich die Ziele bei der nächsten Veranstaltung entsprechend erweitern, optimieren und modifizieren.

Bereits bestehende Gütesiegel

Eine Zertifizierung nach ISO 20121 setzt voraus, dass auch die Dienstleistungspartner eine entsprechende “Nachhaltigkeitsperformance” garantieren. Derzeit existieren international nur wenige „Gütesiegel“ bzw. Unternehmen, die in Übereinstimmung der neuen Norm arbeiten. Jedoch ist bereits jetzt zu sehen, dass mit der kommenden Einführung der Norm ein Wettbewerb international anerkannter Labels und Zertifizierungen beginnt. Welche Label existieren bereits? Im Hotelsektor gibt es derzeit mehrere regionale Gütesiegel für Nachhaltigkeit wie zum Beispiel „Green Seal“ in den USA oder “Nordic Swan“ in Nordeuropa. International anerkannte Größen sind Unternehmen bzw. Label wie „Green Globe” und “Sustainable Travel’s STEP” – diese sind auch im Bereich „Destinations“ derzeit führend. Was zertifizierte Veranstaltungsstätten angeht, haben sich „LEED“ und „Green Globe“ mittlerweile etabliert und als Qualitätssiegel profiliert. Diese folgen strengen Nachhaltigkeitskriterien und somit ist zu erwarten, dass sie den beispielhaft selbst gesetzten KPI („Auswahl einer nachhaltigen Veranstaltungsstätte für das Event“) erfüllen werden.

Planungstools und Initiativen

Wer sich damit beschäftigt, eine Veranstaltung nach ISO20121 zertifizieren zu lassen, dem stehen zahlreiche ergänzende Tools und Informationsquellen zur Verfügung:

APEX/ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards: Während die ISO 20121 als übergeordnetes Management-System den Rahmen setzt, zeigt der vom Green Meeting Industry Council (GMIC) in Zusammenarbeit mit der U.S. Environmental Protection Agency entwickelte APEX Standard als sinnvolle Checkliste, was im Detail zu tun ist, um ein „grünes Event“ zu erreichen.

Global Reporting Initiative Event Organisers Supplement: Der von der Global Reporting Initiative (GRI) erstellte Leitfaden ist in einer Erstversion seit Februar 2011 verfügbar und bietet Handlungsprinzipien und Checklisten.

Meeting Professionals International (MPI) Sustainable Event Measurement Tool: Die von MPI veröffentlichte und für MPI- und GMIC-Mitglieder kostenfrei nutzbare Software bietet die Möglichkeit zur Messung von CO2-Ausstoß, Energie- und Wasserverbrauch sowie Müllvolumen eines Events.

BMU-Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen: Der vom Bundesministerium für Umwelt (BMU) in Zusammenarbeit mit dem Bundesumweltamt erarbeitete Leitfaden ist derzeit eine der wenigen umfassenden Umsetzungshilfe im deutschsprachigen Raum.

Weiterführende Informationen:

APEX
GRI
MPI
BMU
Green Globe

Sustainable Travel International und hier

Über den Autor

Gerrit Jessen ist seit 2008 Geschäftsführer der MCI Deutschland GmbH und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema CSR und Nachhaltigkeit. Er ist Mitglied des deutschen Spiegelausschuss zur ISO 20121.
Kontakt zum Autor: gerrit.jessen@mci-group.com