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Implementierung von Nachhaltigkeitssoftware

Rund zehn Wochen dauert im Normalfall die Auswahl und Implementierung einer Nachhaltigkeits-Management-Software. Typischerweise durchläuft ein solcher Prozess drei Phasen, von der Vorbereitung über das Screening bis hin zur Konfiguration. In einer Studie hat die Beratungsgesellschaft brands&values den Markt untersucht und Empfehlungen ausgesprochen. Geschäftsführer Christian Conrad erläutert auf CSR-NEWS einige wichtige Aspekte für den Einsatz von Nachhaltigkeitssoftware.

Bremen (csr-news) > Rund zehn Wochen dauert im Normalfall die Auswahl und Implementierung einer Nachhaltigkeits-Management-Software. Typischerweise durchläuft ein solcher Prozess drei Phasen, von der Vorbereitung über das Screening bis hin zur Konfiguration. In einer Studie hat die Beratungsgesellschaft brands&values den Markt untersucht und Empfehlungen ausgesprochen. Geschäftsführer Christian Conrad erläutert auf CSR-NEWS einige wichtige Aspekte für den Einsatz von Nachhaltigkeitssoftware.

Für welche Unternehmen lohnt sich spezielle Nachhaltigkeitssoftware?

Das ist abhängig davon, welche Bedeutung Nachhaltigkeit in einem Unternehmen hat und wie komplex die Nachhaltigkeitsanforderungen sind. Vor allem wenn ein Unternehmen an mehreren Standorten (aus Erfahrung ab 5-6 Standorten) tätig ist – und das muss gar nicht international sein-  kann eine Nachhaltigkeitssoftware stark unterstützend wirken. Weitere wichtige Kriterien sind zudem die zu verwaltende Datenmenge und die Anzahl der Mitarbeiter/Nutzer, die später relevante Daten beizutragen haben. Entscheidend ist aber tatsächlich, ob ein Unternehmen Nachhaltigkeit lebt und in den Kernprozessen umsetzt oder ob Nachhaltigkeit nur ein Kommunikationsthema ist – denn nur dann kann eine Nachhaltigkeits-Software ihr volles Potenzial entfalten. Nachhaltigkeitssoftware kann den Prozess der Datenerfassung vereinfachen, kostengünstiger gestalten und vor allem auch sicherer machen. Durch die systemeigene Intelligenz wird die Qualität der Daten deutlich erhöht und Auditierungssicherheit gewährleistet.

Wie findet man das richtige Produkt, den richtigen Anbieter?

Zunächst sollte sich ein Unternehmen sehr klar machen, welche Ziele es mit einer solchen Software erreichen will, welche Erwartungen erfüllt werden sollen. Ist das primäre Ziel Unterstützung der internen und externe Nachhaltigkeits-Berichterstattung? Soll das System vorrangig zur Steigerung der Nachhaltigkeitsperformance eingesetzt werden? Dazu wird in einem ersten Schritt ein Lastenheft erstellt, in dem diese Erwartungen und die sehr spezifischen Anforderungen an eine solche Software formuliert werden. Auf der Grundlage dieses Lastenhefts sollen Unternehmen dann das Projekt ausschreiben und die interessantesten Anbieter zur Präsentation einladen.

Was gehört auf jeden Fall ins Lastenheft?

Dort müssen alle Anforderungen erfasst werden, denen das System gerecht werden soll. Wichtig ist auch festzuhalten, welche Ansprüche an das System gestellt werden in den Bereichen Usability, Funktionalität, Analysemöglichkeiten und Reporting (z.B. welche Reporting-Standards unterstützt werden müssen). Es geht aber auch darum, welche Anforderungen und Ansprüche ein Unternehmen generell an ihre IT hat – in welche IT Landschaft und –Philosophie sollte sich das System einfügen? Je detaillierter dieses Lastenheft erstellt wird, desto besser können die Präsentationen der Softwarehäuser bewertet  und im Zweifel sinnvolle Funktionen von verkäuferischem Geschick unterschieden werden.

Wie wichtig ist die Integration in die bestehende IT-Umgebung bzw. in ein bestehendes ERP-System?

Nahezu alle Anbieter bieten als favorisierte Option, die Implementierung als Cloudlösung bzw. als „Software as a Service“ (SaaS) an. Dieses ist häufig für Unternehmen am einfachsten zu realisieren, da für die Nutzung lediglich ein Browser mit Internetzugang an jedem Standort benötigt wird. Natürlich bieten aber auch alle Anbieter an, über ein Schnittstellenmanagement die Lösung komplett in die IT der Unternehmen zu integrieren. Dies kann sowohl eine fertige Lösung für die Anbindung an ein ERP-System sein, es kann aber auch eine kundenspezifische Programmierung sein. In der Praxis sind Standards auch eher die Ausnahme, meist müssen individuelle Anpassungen vorgenommen werden.  Welche konkreten Schritte sinnvoll sind, hängt zudem auch sehr von der meist über einen langen Zeitraum gewachsenen IT-Umgebung ab. Insofern wird das Thema ERP-Anbindung und Schnittstellenmanagement oft auch überbewertet Häufig sind die über eine Schnittstelle vorhandenen Daten eher unbedeutend für das Nachhaltigkeitsmanagement und umgekehrt werden die wichtigen Daten oftmals in ERP-Systemen nicht so detailliert erhoben wie es eigentlich nötig wäre, beispielsweise die Daten zum Energieverbrauch.

Welche Fehler sollten bei der Implementierung vermieden werden?

Ein ganz wesentlicher Aspekt um Fehler zu vermeiden, ist die Vorbereitung, also ein detailliertes Pflichtenheft vor Beginn der Implementierung. Alles sollte möglichst bis ins Detail bedacht und geplant werden, vor allem wenn es um die nur schwer zu ändernde Abbildung der Organisationsstruktur geht. Hierbei muss bereits im Vorfeld klar sein, welches  die kleinste organisatorische Einheit ist – also z. B. eine Betriebsstätte- für die ich berichten will. Solche Fragen sollten im Zweifel auch lieber länger diskutiert werden. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die mit einem solchen System arbeiten auch entsprechend geschult werden.

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