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Nachhaltige Beschaffung in Kommunen – Sparpotenziale in Milliardenhöhe

Das jährliche Beschaffungsvolumen der öffentlichen Hand ist enorm. Je nach Quelle sollen es zwischen 150 und 480 Milliarden Euro liegen. Eine Spannbreite, die verdeutlicht wie ungenau deren Erfassung oder Schätzung ist. Sicherer scheint da schon der Anteil, der auf die Kommunen entfällt. Zwischen 40 und 60 Prozent soll er liegen. Trotz aller Ungenauigkeit eine Einkaufsmacht, mit der sich Nachhaltigkeitsziele durchsetzen lassen und die ein hohes Potenzial für Einsparungen bietet.

Berlin (csr-news) > Das jährliche Beschaffungsvolumen der öffentlichen Hand ist enorm. Je nach Quelle sollen es zwischen 150 und 480 Milliarden Euro liegen. Eine Spannbreite, die verdeutlicht wie ungenau deren Erfassung oder Schätzung ist. Sicherer scheint da schon der Anteil, der auf die Kommunen entfällt. Zwischen 40 und 60 Prozent soll er liegen. Trotz aller Ungenauigkeit eine Einkaufsmacht, mit der sich Nachhaltigkeitsziele durchsetzen lassen und die ein hohes Potenzial für Einsparungen bietet.

Voraussetzung dafür wäre, dass die Kommunen ihre Beschaffungspotenziale richtig nutzen würden. Ob und wie sie das machen, das hat das Institut für den öffentlichen Sektor zusammen mit dem Beratungsunternehmen KPMG in der Studie „Kommunale Beschaffung im Umbruch – Große deutsche Kommunen auf dem Weg zu einem nachhaltigen Einkauf?“ untersucht. Dazu wurden 174 Kommunen um Mitarbeit gebeten von denen letztlich 56 an der Studie teilgenommen haben. Bei denen zeigte sich, in vielen Fällen fehlen noch nachhaltige Beschaffungsstrategien, nur rund 21 Prozent der Kommunen orientieren sich an übergreifenden Zielsetzungen. „Derzeit erreicht die Beschaffung in gut einem Drittel der Kommunen nur den Reifegrad einer Bedarfs- und Bestellabteilung mit dem ausschließlichen Fokus der vergabekonformen Bearbeitung“, schreiben die Autoren. Damit blieben die tatsächlichen Gestaltungsmöglichkeiten ungenutzt. „Kommunale Einkäufer sollten verstärkt als strategische Wertschöpfungsmanager und Innovationstreiber innerhalb der Verwaltung agieren“.

Dennoch werden in rund drei Viertel aller kommunalen Ausschreibungen soziale und ökologische Aspekte berücksichtigt. In der überwiegenden Mehrheit der Fälle werden ökologische Standards gefordert, immer öfter wird aber auch die Einhaltung von Sozialstandards zur Bedingung gemacht. Allerdings darf diese Entwicklung nicht darüber hinweg täuschen, dass für die letztendliche Entscheidung die Kosten der entscheidende Faktor sind. Zielvorgaben müssen die meisten der Einkäufer auch nicht einhalten. Nur gut jeder fünfte Befragte orientiert sich an übergreifenden Kennzahlen zur nachhaltigen Beschaffung. Effiziente Steuerungsinstrumente wie Benchmarking, Controlling oder interne Leitfäden setzen die meisten Kommunen ebenfalls eher ausnahmsweise als regelmäßig ein. Besonders auffällig: Zwar verfügt ein Viertel der Kommunen über eine Nachhaltigkeitsstrategie, aber fast keine über die dafür notwendigen Steuerungs- und Zielsysteme. So kommt die Aufforderung zur nachhaltigen Beschaffung meist aus der Politik, in der Mehrheit kommen diese direkt aus den Kommunen und Gemeinderäten, zur Hälfte basieren sie aber auf Beschlüssen der jeweiligen Landesregierung.

Bei der Gestaltung ihrer Ausschreibungen orientieren sich die Einkäufer an anerkannten Zertifikaten und Siegeln für die Einhaltung ökologischer oder sozialer Standards. Um die Kosten zu drücken, setzen Kommunen in vielen Fällen auf Kooperationen und Zusammenarbeit, insgesamt wird dieses Potenzial aber nicht ausgeschöpft. So bündeln rund 86 Prozent ihre Einkaufsaktivitäten innerhalb der eigenen Verwaltung, mit anderen Kommunalverwaltungen arbeiten immerhin noch knapp zwei Drittel zusammen. Eine gemeinsame Beschaffung von Kernverwaltung und öffentlichen Unternehmen würde innerhalb einer Kommune enorme Synergieeffekte generieren und könnte zu erheblichen Einsparungen führen. Sie kann auch wesentliche Impulse für eine ökonomisch, ökologisch und sozial nachhaltige Beschaffung setzen.

„Dass viele Kommunen noch gar nicht die enormen Potenziale ihrer Beschaffung hinsichtlich einer Haushaltskonsolidierung erkannt haben, lässt auf ein fehlendes Gesamtkonzept schließen“, sagt Clemens Dicks, Partner SCM & Procurement Consulting bei KPMG. „Ein immer wieder auftretender Kardinalfehler ist die späte Einbindung der Beschaffung und die Fixierung auf den Preis und weniger auf die Lebenszykluskosten und dem tatsächlichen Mehrwert der benötigten Produkte und Dienstleistungen. Das greift viel zu kurz. Die frühe Beschaffung sollte frühzeitig eingebunden sein, also bereits in der Haushaltsplanung. Das wäre ein erster Meilenstein und die Basis einer mehrwertorientierten Beschaffung, die sich auf Nachhaltigkeit und Lebenszykluskosten fokussiert. Um ein solches Handeln dauerhaft zu etablieren, bedarf es zudem veränderter Organisations- und Prozesslösungen in der Beschaffung“. „Zahlreiche deutsche Kommunen müssen aufgrund neugefasster Landesgesetze neue Vergabeaspekte hinsichtlich Ökologie und Sozialem einführen – das ist eine ideale Chance, um die bisherigen Beschaffungsprozesse im Sinne der Nachhaltigkeit grundlegend zu überarbeiten“, empfiehlt Dr. Ferdinand Schuster, Geschäftsführer des Instituts für den öffentlichen Sektor. „Hierbei ist eine möglichst langfristige Perspektive wichtig – so vermeidet man Folgebelastungen, die für künftige kommunale Haushalte schmerzhaft sein könnten“.

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